Whistleblower & Hinweisgeberschutzgesetz

Das am 2. Juli 2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz markiert einen Wendepunkt im deutschen Arbeitsrecht. Es schafft erstmals einen umfassenden rechtlichen Rahmen für den Schutz von Whistleblowern und verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung sicherer Meldesysteme.

Der Gesetzgeber verfolgt mit dem HinSchG das zentrale Ziel, eine vertrauensvolle Unternehmenskultur zu etablieren, in der Mitarbeiter Missstände ohne Angst vor negativen Konsequenzen melden können. Im Mittelpunkt steht dabei der umfassende Schutz von Hinweisgebern durch rechtssichere Meldestrukturen und garantierte Anonymität.

Das neue Gesetz gewährleistet weitreichende Schutzmaßnahmen für Personen, die Missstände aufdecken. Hinweisgeber genießen dabei besonderen rechtlichen Schutz vor jeglichen Repressalien. Dies umfasst sowohl den Schutz vor Kündigungen und Abmahnungen als auch die Verhinderung sonstiger beruflicher Nachteile. Die Möglichkeit zur anonymen Meldung stellt dabei sicher, dass wichtige Informationen den Weg ans Licht finden können.

Eine besondere Stärke des HinSchG liegt in der Einführung der Beweislastumkehr. Diese verpflichtet Arbeitgeber nachzuweisen, dass etwaige Maßnahmen gegenüber einem Hinweisgeber nicht als Reaktion auf eine Meldung erfolgt sind. Diese rechtliche Innovation stärkt die Position der Hinweisgeber erheblich und bietet effektiven Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen.

Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern wird die Einrichtung interner Meldekanäle verpflichtend. Dies bedeutet nicht nur die technische Implementation eines Meldesystems, sondern auch die Etablierung einer ganzheitlichen Compliance-Kultur. Ein professionell aufgesetztes Hinweisgebersystem ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Missständen und stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in die Unternehmensführung.

Die Umsetzung des HinSchG bietet Unternehmen die Gelegenheit, ihre Compliance-Strukturen grundlegend zu modernisieren. Ein gut implementiertes Hinweisgebersystem trägt nicht nur zur Vermeidung von Reputationsschäden bei, sondern fördert auch eine offene Kommunikationskultur im Unternehmen. Dies stärkt langfristig die Integrität und Wettbewerbsfähigkeit der Organisation.

Missstände werden meist zuerst von denjenigen wahrgenommen, die täglich im Unternehmen arbeiten: Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner. Mit unserem digitalen Hinweisgebersystem schaffen Sie die notwendige Vertrauensbasis, damit wichtige Meldungen sicher und unkompliziert den Weg zu den zuständigen Stellen in Ihrer Organisation finden. Die moderne Software-Lösung gewährleistet dabei höchste Vertraulichkeit und schützt die Identität der Meldenden.

Unethisches Verhalten oder Missstände werden von Mitarbeitern, externen Partnern oder Geschäftspartnern erkannt und über den anonymen Meldeweg gemeldet. Das System deckt dabei das gesamte Spektrum meldepflichtiger Vorfälle ab: von Korruption und Bestechung über Diebstahl, Unterschlagung und Betrug bis hin zu Geldwäsche und illegalen Zahlungen.

Auch Fälle von Mobbing oder Belästigung können vertraulich gemeldet werden. Darüber hinaus erfasst das System Verstöße gegen Wettbewerbs- und Kartellrecht, Umweltschutzvorschriften sowie Rechnungslegungs- und Buchführungsvorschriften. Meldungen zu Verstößen gegen Arbeits- und Gesundheitsschutzvorschriften, Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsrichtlinien werden ebenso sicher entgegengenommen wie sonstige straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße.

Die Hinweisgeber-Plattform gewährleistet als externe Instanz die Anonymität der Hinweisgeber. Für alle gespeicherten Daten werden sichere Schutzmaßnahmen implementiert, um deren Sicherheit durchgehend zu gewährleisten. Die bidirektionale Kommunikation ermöglicht es, Rückfragen anonym zu klären und Rückmeldungen an die Hinweisgeber zu übermitteln, ohne deren Identität preiszugeben.

Die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen nehmen eingehende Fälle entgegen, ergreifen angemessene Maßnahmen und tragen damit dazu bei, Ihr Unternehmen vor Schäden zu schützen. Dabei wird die Einhaltung gesetzlicher Fristen und Pflichten gewährleistet und geeignete Maßnahmen zur Problemlösung umgesetzt.

Das System minimiert das Risiko einer persönlichen Haftung für Geschäftsführung und Vorstandsmitglieder erheblich. Die anonyme Klärung von Rückfragen mit den Hinweisgebern sowie die Bereitstellung von Rückmeldungen erfolgen über sichere Kanäle. Zu jedem Zeitpunkt wird sichergestellt, dass die Identität der Hinweisgeber geschützt bleibt.

Alle Vorgänge werden in einer revisionssicheren Dokumentation erfasst, die den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht.

Unser Hinweisgebersystem entspricht vollständig den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und ist für Unternehmen jeder Größe konzipiert. Ob mittelständischer Betrieb oder internationaler Konzern – das System skaliert flexibel mit Ihren Anforderungen und ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Hinweisgebern. Dabei können nicht nur Mitarbeiter, sondern auch externe Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden Meldungen über potenzielle Missstände einreichen.

Das digitale System wird als Cloud-Lösung bereitgestellt, wodurch Ihre IT-Abteilung keinen zusätzlichen Aufwand für Installation, Wartung oder Updates hat. Die Implementierung erfolgt schnell und unkompliziert, sodass Sie innerhalb kürzester Zeit ein professionelles Meldesystem in Betrieb nehmen können.

Die Anonymität der Hinweisgeber wird zu jedem Zeitpunkt des Prozesses gewährleistet. Ein anonymer Zwei-Wege-Dialog zwischen dem Hinweisgeber und dem zuständigen Bearbeiter ermöglicht die vertrauliche Kommunikation während des gesamten Verfahrens. So können Rückfragen geklärt und zusätzliche Informationen eingeholt werden, ohne dass die Identität des Meldenden preisgegeben wird.

Für die Fallbearbeitung steht Ihnen eine definierte Anzahl von Fallbearbeitern zur Verfügung, die sich um die professionelle und zeitnahe Bearbeitung aller eingehenden Meldungen kümmern. Gesetzliche Fristen können Sie jederzeit im System überwachen und erhalten bei kritischen Terminen automatische E-Mail-Benachrichtigungen, damit keine Frist versäumt wird.

Die Einrichtung des Systems ist bewusst einfach gehalten und erfordert weder technische Vorkenntnisse noch fallen Einrichtungsgebühren an. Innerhalb weniger Schritte ist Ihr Hinweisgebersystem einsatzbereit und kann sofort genutzt werden.

Um den datenschutzrechtlichen Vorgaben vollständig gerecht zu werden, bieten wir flexible Aufbewahrungsrichtlinien mit einem integrierten Löschprotokoll. So stellen Sie sicher, dass personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ordnungsgemäß gelöscht werden und Ihr Unternehmen auch in diesem Bereich compliant bleibt.

Das Fallmanagementsystem verfügt über ein revisionssicheres Audit-Log, das eine lückenlose und manipulationssichere Dokumentation aller Vorgänge gewährleistet. Jeder Bearbeitungsschritt wird nachvollziehbar protokolliert, was im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen von entscheidender Bedeutung ist.

Bei technischen Fragen steht Ihnen unsere Online-Unterstützung per E-Mail zur Verfügung. Die Sicherheit hat bei uns höchste Priorität: Alle Hinweise werden Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen und auf ISO 27001 zertifizierten deutschen Servern gehostet. So können Sie sicher sein, dass sensible Informationen optimal geschützt sind und deutschen Datenschutzstandards entsprechen.